CIRCULAR SAREN DN-433. DG N° 04676 del 21/06/2021. DECLARACIÓN JURADA O DECLARACIÓN JURADA DE ANEXOS
🏦 En relación al acto notarial de "Declaración Jurada o Declaración Jurada de Anexos", a través del cual el otorgante declara bajo fe de juramento y para fines legales de su interés, que las reproducciones fotostáticas de ciertos documentos que presenta son copia fiel y exacta de su original, con la finalidad de darle validez a través de la fe pública y emplearlos para procesos posteriores (legalización y/o apostilla).
📌 Por recomendaciones de la Coordinación de Apostilla del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Exteriores, el SAREN mediante circular SAREN DN-433. DG N° 04676 del 21/06/2021. DECLARACIÓN JURADA O DECLARACIÓN JURADA DE ANEXOS, giro instrucciones a Notarías Públicas, Registros Públicos con funciones notariales y Registros Principales, de obtenerse de autenticar documentos que solamente son expedidos, validados, certificados y/o legalizados por sus máximas autoridades o entes de adscripción, por ser de materia exclusiva y de reserva legal de acuerdo al fin de dicha institución, por ende, su autenticación y/o legalización no puede ser atribuida a un funcionario público adscrito a este Servicio Autónomo.
🔎 Asimismo, resulta imperante señalar, que través de la declaración jurada no pueden autenticarse documentos procesados en otras oficinas de Registros y Notarías adscritas a este servicio, en virtud que el trámite procedente en todo caso, es la expedición de copia certificada en la oficina donde repose el instrumento. De igual manera, no deben autenticarse ningún acta de asamblea sea de la naturaleza que se trate, ya que las mismas deben cumplir con un proceso de inscripción o protocolización ante el Registro competente donde se encuentre constituida la persona jurídica de naturaleza mercantil o civil.
Al respecto, es oportuno considerar aquellos documentos que NO deben ser notariados bajo la modalidad in comento, ni legalizados posteriormente, los cuales se mencionan a continuación:
• Certificación de Antecedentes Penales (lo emite Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores, Justicia y Paz (MPPRIJP).
• Antecedentes Policiales.
• Certificación de Datos para Efectos Consulares (lo emite Ministerio del Poder Popular para el Transporte (MPPT) / Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTI)
• Certificación de Nacimiento, (solo procede la certificación y/o legalización, a través del Registro Principal)
• Constancia Electrónica de Pensión del IVSS (son emitidos sin firma electrónica ni digital)
• Copia de Pasaporte, Copia de Cédula de Identidad (los emite Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería (SAlME), mediante Certificación de Pasaporte y Datos Filiatorios)
• Documentos de Educación Básica y Media General (emitidos por el Ministerio del Poder Popular para la Educación (MPPE).
• Documentos de Educación Universitaria (los emite Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria (MPPEU) / Gestión de Trámites Universitarios (GTU).
• Documentos de profesionales de la salud (lo emite Ministerio del Poder Popular para la Salud (MPPS) I Servicio Autónomo de Contraloría Sanitaria (SACS).
• Documentos emitidos por el Instituto Nacional de Aeronáutica Civil (INAC), Instituto Nacional de los Espacios Acuáticos (lNEA), Instituto Nacional de Salud Agrícola Integral (lNSAI), Superintendencia de la Actividad Aseguradora.
• Gaceta Oficial de República Bolivariana de Venezuela (la emite el Servicio Autónomo Imprenta Nacional y Gaceta Oficial (SAINGO), mediante Certificación de Gaceta Oficial).
• Registro de Información Fiscal (RIF), le corresponde al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT).
Finalmente, en virtud de lo expuesto esta Dirección General, considera importante recordar que todos los funcionarios están obligados a velar por el estricto cumplimiento de lo aquí dispuesto, so pena de incurrir en las responsabilidades a las que hubiere lugar, de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente.
